Menjalankan manajemen toko, secara sepintas memang sederhana. Hampir semua orang bisa melakukannya. Hanya bermodalkan tepat untuk buka lapak, ada stok barang, tinggal tunggu datangnya pembeli, terjadi transaksi jual beli, selesai.

Sederhana bukan? Iya nampak sederhana, jika yang Anda jual hanya satu atau dua jenis item barang dengan stok tidak mencapai ratusan atau ribuan. Nah, coba bayangkan jika stok barang Anda ada sekian puluh jenis item barang, yang masing-masing itemnya mencapai stok ratusan atau ribuan bahkan ratusan ribu.

Tentu akan timbul beberapa problem apabila keberlangsungan toko hanya dibiarkan mengalir tanpa ada teknik pengaturan manajemen toko yang baik. Masalah yang mungkin timbul bisa berupa penumpukan stok barang lama, kerusakan stok, ketidakjelasan laba atau rugi, menurunnya angka penjualan, dan masih banyak lagi.

Manajemen Toko

Bagi Anda yang sedang atau akan menjalankan usaha toko, ulasan berikut ini mungkin bermanfaat agar toko terkelola dengan baik. Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk memulai atau memperbaiki manajemen toko adalah:

1. Melakukan Identifikasi Masalah – Manajemen Toko

Langkah pertama ini sangat penting, karena bisa menjadi dasar menyusun langkah perencanaan pengelolaan toko. Jika tidak diketahui masalah yang dihadapi, bagaimana kita akan menyusun strategi. Karena bisa jadi apa yang kita pandang bukan masalah justru malah menjadi masalah.

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk mengidentifikasi masalah mulai dari alur pembelian barang, sistem penyimpanan stok barang, catatan barang di gudang, pengaturan display barang di toko, transaksi penjualan, pencatatan penjualan, laporan keuangan, perhitungan laba rugi, dan faktor lain yang mempengaruhi berjalannya usaha toko.

Setelah masalah teridentifikasi, dipilah masalah yang perlu dikaji lebih dalam, kemudian lakukan perencanaan penyelesaian masalah tersebut.

2. Membuat Pengelolaan Manajemen Keuangan

Hal berikut ini bisa jadi terjadi pada toko Anda apabila manajemen toko tidak terkelola dengan baik, di mana barang terus menumpuk di gudang toko, tetapi pemasukan uang kas hanya sedikit. Atau kasus lain yang bisa terjadi adalah barang habis tapi uang kas tidak memenuhi harapan. Sehingga efeknya adalah ketika kita ingin berbelanja, hanya bisa mengandalkan modal uang pokok yang tidak sesuai harapan alias kurang modal sehingga tidak bisa melakukan peremajaan stok atau pengembangan stok toko. Kasus tersebut sering terjadi karena kurang efektifnya pengelolaan manajemen keuangan toko Anda.

Sebaiknya toko Anda mengusahakan memaksimalkan pembayaran pembelian dan transaksi penjualan secara tunai.Dibandingkan sistem pembayaran secara kredit, sistem pembayaran secara tunai ini lebih menguntungkan Anda.Karena Anda akan lebih bisa untuk memutar kembali modal usaha Anda yang dengan semakin cepat modal berputar maka semakin cepat pula keuntungan yang Anda dapatkan. Sebaliknya jika dengan sistem pembayaran kredit maka keuntungan atau laba susah untuk diperoleh dalam waktu singkat. Karena kita tidak bisa memastikan ketepatan waktu pembayaran, bisa jadi melebihi batas waktu yang dijanjikan bahkan terjadi kredit macet.

Hal penting yang lain dalam pengelolaan manajemen keuangan adalah Anda harus bias memastikan pemasukan uang toko lebih besar dari pengeluaran uang toko.Hal inisangat penting untuk mengetahui laba atau rugi. Sangat dihindari terjadinya pengeluaran keuangan yang lebih besar dari pada pemasukan keuangan, karena artinya Anda mengalami kerugian dalam berbisnis. Untuk mengetahui rugi laba,yang harusAnda lakukan adalah mencatat pendapatan dan pengeluaran kas di dalam usaha toko anda setiap hari.

Selanjutnya, pendapatan keuntungan yang telah diperoleh mestinya dikelola dan dialokasikan dengan cermat. Dengan cermat dalam mengelola pendapatan yang diperoleh toko, maka akan bisa memperkirakan keuntungan bersih yang diperoleh. Semisal toko Anda perharinya bisa meraup keuntungan Rp. 500.000,-, bisa Anda bagi seberapa untuk biaya operasional, tabungan toko, dan hal penting lainnya untuk toko. Akan lebih baik pula jika ada perencaan pengembangan toko dari hasil keuntungan tadi.

Saat ini sudah banyak software aplikasi toko yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah pengelolaan keuangan toko, mengatur stok barang, dan bisa membantu mengetahui laporan rugi laba toko Anda. Beberapa manfaat yang bisa didapatkan dengan menggunakan aplikasi software ini diantaranya adalah : sangat dimungkinkan tidak akan terjadi kebocoran keuangan karena software ini memiliki laporan keuangan toko, mengetahui laporan keluar masuknya stok barang, bisa untuk mengetahui jumlah penjualan toko setiap hari, bulan, dan tahunan

3. Membuat Prioritas Pengeluaran Barang – Manajemen Toko

Ada kalanya dijumpai stok toko melimpah atau bertumpuk di gudang, maka perlu langkah-langkah penataan prosedur pemasukan dan pengeluaran barang. Jumlah stok hendaknya memperhatikan area penyimpanan barang. Apakah gudang cukup luas atau tidak untuk sekian jenis dan jumlah barang. Dan jangan lupa untuk mengatur prioritas pengeluaran barang. Bias dengan metode first in first out, yaitu barang yang lebih dahulu masuk atau diterima, nantinya juga yang didahulukan untuk keluar atau dijual. Sehingga semoga tidak terjadi penumpukan stok barang dan kerusakan. Mekanisme keluar masuk barang harus dibuat jelas dan runtut, bias dengan membuat kartu catatan stok barang. Di mana barang yang masuk dan keluar harus jelas catatannya.

4. Mengelola Sumber Daya Manusia

Sebuah manajemen toko yang berkembang baik, semakin lama akan membutuhkan sumber daya manusia. Karena hampir mustahil suatu toko bisa berjalan dengan satu orang saja. Untuk itu perlu ada tim yang bisa bekerjasama dengan solid untuk menghasilkan kinerja yang baik. Tidak perlu terlalu banyak orang, karena kita harus memikirkan efektivitas kerja dan efisiensinya. Ada penanggungjawab keuangan yang bertugas dalam penerimaan dan pengeluaran keuangan beserta laporannya, ada yang bertanggung jawab dalam penerimaan dan pengeluaran barang serta mencatatnya, ada bagian customer service yang memperhatikan pelayanan kepada pelanggan took mengatur penempatan display barang, dan semisal itu.