Peralatan kantor dan fungsinya – Perusahaan perkantoran merupakan jenis atau bidang pekerjaan yang digeluti oleh para penggunanya memiliki standar tertentu dalam menggunakan berbagai peralatannya. Semua peralatan kantor dan fungsinya, baik yang berupa furniture, peralatan, maupun mesin-mesin dan peralatan elektronik harus ada sebagai penunjang kelancaran pekerjaan dan kemudahan bagi para karyawan.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, peralatan kantor yang bersifat fisik dan sekali pakai, perlahan diganti perannya oleh perangkat digital yang dapat dipakai berulang-ulang. Misalnya, sebuah kantor dapat mengurangi, bahkan menghindari penggunaan kertas jika semua perangkat di kantor telah menggunakan sistem digital. Pengurangan penggunaan kertas di kantor-kantor dapat mengurangi produksi kertas. Artinya, penebangan pohon untuk bahan kertas pun berkurang. Di sisi lain, sisa limbah kertas pun jauh berkurang.

Akan tetapi, sampai saat ini, tidak semua perusahaan sadar akan pentingnya pengurangan penggunaan kertas. Di Indonesia, standar peralatan kantor rupanya masih sangat konvensional. Secara garis besar, peralatan kantor dapat dibagi menjadi furnitur, perlengkapan kantor, dan perangkat elektronik.

Peralatan Kantor – Furniture

Furniture kantor atau sering disebut juga perkakas kantor atau perabot kantor adalah barang-barang kantor yang berfungsi untuk menunjang proses tulis-menulis, penyimpanan berkas, serta pelayanan dan hiasan kantor.

Barang-barang yang termasuk furnitur kantor di antaranya meja dan kursi. Meja dan kursi menjadi domain para karyawan. Layaknya satu orang karyawan memiliki satu meja dan satu kursi. Selain untuk tulis-menulis, meja dan kursi merupakan tempat kerja seorang karyawan secara spesifik. Di mejanya, seorang karyawan juga biasa menyimpan barang-barang pribadi seperti foto, cangkir, dan peralatan kosmetik.

Untuk penyimpanan berkas-berkas, biasanya digunakan loker atau brankas. Loker biasanya digunakan untuk menyimpan data-data dan arsip mengenai kegiatan perusahaan oleh para karyawan. Sementara brankas biasanya hanya digunakan untuk menyimpan data yang mempunyai kerahasiaan tinggi oleh pimpinan perusahaan.

Di kantor juga dibutuhkan sofa dan meja lobi untuk pengunjung atau tamu. Biasanya, meja dan sofa diletakkan di lobi atau ruang tunggu di dekat resepsionis. Sebagai tambahan, bisa juga dihadirkan berbagai ornamen seperi vas bunga, pohon hias buatan di pojok ruangan, serta lukisan dan ornamen lainnya.

Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor adalah berbagai barang yang digunakan oleh para karyawan sebagai penunjang pekerjaan untuk menghasilkan pekerjaan yang diinginkan perusahaan. Perlengkapan kantor terdiri atas barang habis pakai, yaitu barang yang habis setelah satu kali pakai dan barang tak habis pakai, yaitu barang yang dapat digunakan berkali-kali.

Barang habis pakai di antaranya kertas, tinta, klip/penjepit kertas, amplop, map, dan sebagainya. Kertas merupakan bahan untuk menghasilkan output, baik berupa gambar maupun tulisan. Output tersebut dapat dihasilkan dari tulisan tangan maupun hasil dari print out dokumen maupun grafis. Kumpulan kertas dokumen disebut berkas. Untuk menyatukan kertas dapat digunakan stapler (hekter) maupun penjepit kertas.

Sementara itu, amplop diperlukan untuk surat-menyurat, sedangkan map digunakan untuk penyimpanan berkas/arsip. Selain kertas, yang termasuk barang habis pakai adalah bolpoin dan spidol. Meskipun keduanya dapat dipakai berkali-kali, namun jika tintanya habis maka barang tersebut tidak bisa dipakai lagi, kecuali tintanya diisi ulang atau diganti. Namun penggantian tinta bolpoin dan spidol sangat jarang dilakukan karena tidak praktis dan harganya tidak jauh berbeda dengan mengganti bolpoin atau spidol baru.

Barang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang di antaranya penggaris, stapler/hekter, gunting, papan tulis, styrofoam, dan pin paku. Penggaris digunakan untuk mengukur dan membuat garis lurus. Stapler/hekter digunakan untuk menyatukan beberapa lembar kertas. Stapler memiliki berbagai ukuran, dari mulai kecil, sedang, dan besar, sesuai tebalnya kertas yang akan disatukan.

Gunting di kantor biasanya digunakan untuk memotong kertas. Papan tulis yang bisa digunakan saat ini adalah white board. Ada dua jenis white board jika dilihat dari bahannya, yaitu white board triplek dan white board metal. White board metal adalah papan tulis putih dengan lapisan galvanis di dalamnya. Selain dapat dipakai untuk menulis, white board metal juga bisa digunakan sebagai mading dengan cara menempelkan kertas dengan magnet. Sebenarnya, mading atau papan pengumuman bisa juga dibuat dengan styrofoam. Pada styrofoam, kertas biasanya dtempelkan dengan paku pin.

Perangkat Elektronik

Dewasa ini, perangkat elektronik semakin marak digunakan di kantor. Beberapa di antaranya berfungsi sebagai alat pokok produksi, sebagian lagi sebagai pelengkap (komplemen), dan sebagian lagi sebagai pengganti (substitusi) dari peralatan konvensional. Keberadaan perangkat elektronik ini sangat penting untuk mendukung kinerja perusahaan.

Komputer berfungsi untuk mengerjakan tugas pokok seorang karyawan di kantor. Tidak hanya sebagai alat tulis-menulis, komputer pun berfungsi sebagai pusat data yang terintegrasi. Komputer memudahkan kita membuat grafis, mengolah gambar, mengolah data, dan mencari berbagai informasi melalui internet. Untuk itulah, komputer sebagai sebuah sistem tentunya tidak bisa berdiri sendiri, tetapi juga harus ditunjang oleh perangkat-perangkat lainnya.

Fungsi komputer akan lebih optimal jika dilengkapi oleh perlengkapan lainnya seperti printer, scanner, speaker, serta kabel jaringan, dan internet. Printer berfungsi untuk mencetak dokumen, baik teks maupun grafis, baik berwarna maupun hitam putih. Sementara untuk kepentingan khusus, seperti pembuatan faktur, biasanya digunakan printer jenis LX yang hanya mencetak warna hitam dan menggunakan pita yang dicetak pada kertas continuous form.

Scanner digunakan untuk merekam gambar ke dalam bentuk file. Scanner juga dapat difungsikan sebagai mesin fotokopi, namun dengan kapasitas lebih sedikit. Saat ini, ada juga printer komplit yang tidak hanya berfungsi sebagai pencetak dokumen, tetapi juga menyatu dengan scanner dan faks. Speaker atau dapat diganti dengan headset adalah perlengkapan output yang menghasilkan suara dari computer. Selain untuk mendengarkan dokumen berbentuk audio, speaker atau headset juga berfungsi sebagai media hiburan bagi karyawan untuk mendengarkan musik sambil bekerja atau pada saat beristirahat.

Di kantor yang telah terpasang beberapa unit komputer, sebaiknya juga dilengkapi dengan kabel jaringan atau wireless serta koneksi internet. Kabel jaringan dan hub sangat berguna untuk sharing data antara komputer yang satu dengan yang lainnya. Jadi, jika seorang karyawan membutuhkan data dari komputer temannya, maka dia tidak perlu menghampiri meja kerja temannya tersebut dengan membawa flashdisk. Dengan jaringan komputer, semua karyawan dapat berbagi dokumen sesuai kebutuhan.

Jika tidak ingin memasang kabel jaringan yang rumit, dapat pula memasang wireless untuk mendapatkan fungsi yang sama. Satu lagi yang juga tak kalah penting adalah koneksi internet. Koneksi internet diperlukan untuk mencari informasi, berbagi pesan melalui email, dan dapat digunakan untuk konferensi. Namun, penggunaan internet harus benar-benar dipantau karena selain dapat menunjang produktivitas, sebaliknya juga dapat mengurangi produktivitas jika internet digunakan tidak semestinya. Internet dapat mengganggu produktivitas jika dipakai untuk jejaring sosial pada saat jam kerja, chatting, bahkan game online.

Perangkat elektronik yang tak kalah penting adalah LCD projektor. Alat ini sering digunakan untuk presentasi. Cara kerja LCD projektor adalah memproyeksikan data baik teks, image maupun gambar bergerak dari komputer ke layar yang lebih besar, baik screen maupun tembok.

Selain alat-alat di atas, kantor juga harus ditunjang oleh perlengkapan lainnya seperti kalkulator dan mesin absensi. Kalkulator, meskipun fungsinya dapat diganti oleh komputer maupun ponsel. Namun, keberadaannya tak tergantikan, terutama di bagian administrasi dan keuangan. Sementara itu, mesin absensi sangat penting untuk menciptakan suasana disiplin para karyawan.

Mesin absensi di antaranya dapat berbentuk check clock, pemindai sidik jari, pemindai kartu identitas, bahkan absensi dengan pemindai retina mata. Pada saat ini, banyak sekali perlengkapan kantor yang diciptakan untuk memudahkan dan menunjang perusahaan dalam menciptakan produktivitas, kenyamanan, dan keamanan di lingkungan perusahaan.